NEWS

Parallel Session è la rubrica CBItalia che si affianca alla consueta voce istituzionale che ogni mese vi racconta le ultime news e attività che gravitano intorno a CBItalia, ai suoi Soci e al MICE italiano in generale. Una rubrica i cui contenuti saranno curati ogni volta da un membro diverso del nostro staff che tratterà di argomenti specifici, legati alle proprie aree di expertise, con l’obiettivo di fornirvi nuove, diverse prospettive sul nostro amato settore.

Quando ho ricevuto “l’incarico” di scrivere la Parallel Session di questo mese mi sono chiesta a lungo di cosa potessi parlare.

Visto che non credo di aver nulla da insegnare a nessuno (chi mi conosce starà pensando “chi sei e cosa hai fatto di Cristina?”) ho deciso di raccogliere alcune testimonianze dirette dei buyer presenti lo scorso fine settimana a Roma per la tappa inaugurale di Italy at Hand – Live Tour, con l’intenzione di darvi qualche spunto di riflessione basato sul feedback ‘in presa diretta’ di organizzatori di eventi e corporate nel momento storico particolare che stiamo vivendo.

Se fino a poco tempo fa le più grandi difficoltà erano la mancanza di turisti e le restrizioni per le capienze agli eventi, la nuova difficoltà che tutti stiamo affrontando è la mancanza di personale, con conseguenze allarmanti per il benessere dei dipendenti e per la qualità del servizio.

Per scongiurare questo pericolo, è opportuno garantire un passaggio di consegne corretto tra i collaboratori all’interno dello stesso team e tra i team dei vari reparti, assicurandoci di metterli nelle condizioni giuste per farlo e con gli strumenti giusti; soprattutto per quanto riguarda gli organizzatori che spesso e volentieri si trovano a gestire più progetti contemporaneamente e che perdono tantissimo tempo con i passaggi di consegne a Project Manager ogni volta nuovi, con il rischio ben presente di perdere dettagli per strada in questa sorta di ‘telefono senza fili’.

Come ovviare a questi problemi? Dai feedback ricevuti: programmare, programmare, programmare! Programmare bene i turni, gli affiancamenti e passaggi di consegne, impiegare procedure standardizzate e condivise per essere più efficienti e precisi possibile. Ben vengano strumenti informatici, a patto che effettivamente facciano risparmiare tempo e non essere di ulteriore impiccio. Menzione d’onore che mi fa venir voglia di standing ovation: utilizzare un unico canale di comunicazione. Basta con la combo mail/telefonata/WhatsApp/vocale! Non c’è niente di meglio per perdersi qualche dettaglio vitale, oltre che far innervosire chi riceve una comunicazione talmente frammentata nei suoi canali.

Quando parlo di scarsità di risorse intendo anche quella forse più importante di tutte, completamente stravolta nella sua concezione dal Covid: il tempo. Avete presente le ‘nuove’ booking window ormai divenute quasi inesistenti? Ecco, quello.

A ogni modo, i buyer presenti ci dicono che stanno lavorando anche su richieste per un periodo che credo tenga tutti in apprensione, visto il periodo attuale, ovvero quello di questo inverno. Staremo a vedere, ma ci auguriamo davvero di poter tornare a programmare e a lavorare su eventi futuri con un preavviso congruo e non in continua emergenza.

Avendo lavorato nel mondo alberghiero per quasi tutta la mia vita professionale e conoscendo bene le dinamiche di pricing, saprete tutti la regola aurea che le tariffe sono direttamente proporzionali alla domanda. Ricordiamoci però che, se alziamo le tariffe, i nostri clienti alzano di riflessi anche le aspettative; aspettative che dobbiamo assolutamente mantenere, pena il bounce dei clienti e la perdita di serenità dei nostri collaboratori. Perché non c’è niente di più frustrante per un team leader che dover giustificare servizi “bucati” o non all’altezza.

Un altro argomento che abbiamo affrontato con i buyer sono i nuovi contratti, che di fatto hanno sancito la scomparsa delle cancellation policy. L’opinione diffusa è che dovremo conviverci ancora almeno per un altro po’, perché le aziende sono ancora restie a versare acconti per eventi programmati nel periodo invernale. Una soluzione potrebbe essere trovare un compromesso diminuendo la percentuale di acconto per rendere meno amaro il rischio di cancellazione.

Rullo di tamburi per la domanda più hot: gli eventi online hanno ancora un futuro?

Il fronte dei buyer è compatto verso il NO. Intendiamoci: ben venga utilizzarlo per riunioni di board o per steering committee, ma la percezione è che la misura digitale sia colma.Sanno (e sappiamo) bene che gli eventi dei loro clienti devono trasmettere ai partecipanti memorabilità, motivazione, entusiasmo, tutte emozioni difficilmente trasmissibili online. Oltretutto, sono già abituati ad anni in cui hanno risparmiato sui viaggi di lavoro e sugli eventi, quindi la loro priorità al momento è lo human power e non più il saving.

Un altro spunto: valorizzare e dare più importanza alle relazioni con le agenzie. Perché l’agenzia che oggi ci chiede magari un singolo servizio e può risultare con poco potenziale, domani ci conferma l’evento che ci porta a stappare una bottiglia di Crystal.

(Revenue Managers: dico a voi e non me vogliate, ma spesso i clienti con poco budget vengono trattati con imperdonabile sufficienza)

Dover inviare preventivi ‘per ieri’ che poi non si concretizzano è sicuramente snervante, ma non tutto è perduto! Sappiate che ci sono agenzie che hanno già iniziato a quotare le ore di lavoro per i preventivi, per compensare un po’ quell’impulso irrefrenabile di richiederli a 10 aziende così come facciamo noi, nella nostra sfera personale, quando utilizziamo servizi di comparazione prezzi per individuare il più economico a ogni costo. Prevedere una fee per il preventivo non dev’essere più un taboo e sicuramente può essere uno strumento per aumentare il tasso di conversione delle richieste.

Siamo tutti sulla stessa barca e lavoriamo tutti per lo stesso cliente, il nostro successo è anche il successo dei meeting planner. Quindi il mantra non può che essere flessibilità, chiarezza e onestà su quelle che sono anche le nostre difficoltà e i nostri limiti. 

Anche perché spesso, i nostri sacrifici e la scontatezza (per noi) di ciò che siamo certi di garantire, non sempre vengono recepiti dal cliente; ma spiegare loro le difficoltà con trasparenza e umanità fa tutta la differenza e premia più di quanto ci possiamo immaginare.

Invia un RFP!