INFORMATIVA PRIVACY AI SENSI ART.13 GDPR 679/2016

Gentile interessato,

con la presente La informiamo che, per l’instaurazione e l’esecuzione dei rapporti contrattuali e/o economici con Voi in corso, la scrivente può acquisire alcune informazioni considerati “Dati personali” dal Regolamento Privacy UE679/2016 come sotto specificato. La legge in oggetto prevede innanzitutto che chi effettua trattamenti di dati personali è tenuto ad informare il soggetto interessato su quali dati vengano trattati e su taluni elementi qualificanti il trattamento. Esso deve inoltre avvenire con correttezza liceità e trasparenza, tutelando la Vostra riservatezza ed i Vostri diritti. In ossequio a tale norma e considerato che la trasparenza e la correttezza nei confronti dei clienti è parte fondante della nostra attività Vi forniamo le seguenti informazioni:

Titolare del Trattamento
Il Titolare del Trattamento dei suoi dati personali è Convention Bureau Italia scrl nella persona del suo legale rappresentante pro tempore, responsabile nei suoi confronti del legittimo e corretto uso dei suoi dati personali e che potrà contattare per qualsiasi informazione o richiesta ai seguenti recapiti:

Sede Legale: Piazza Adua, 1 – 50123 Firenze I Sede Operativa: via Nazionale, 57 – 50123 Firenze
N. Telefono: +39 342 0148387; E-mail: privacy@conventionbureauitalia.com

Responsabili del Trattamento
I Suoi dati potranno essere comunicati anche ai nostri Responsabili Esterni a cui affidiamo alcuni trattamenti fra i quali professionisti o studi che ci curano la contabilità, ci fanno la consulenza fiscale ecc. L’elenco completo dei responsabili e dei trattamenti e dati affidati, potete riceverlo facendone richiesta al Titolare del Trattamento ai recapiti sopra. Essi tratteranno i suoi dati secondo nostre indicazioni e potete contattarli ai riferimenti indicati, per avere informazioni.

Natura e categoria dei dati trattati
Trattiamo i Vostri dati anagrafici e di contatto per l’invio di nostre informative. Non trattiamo alcun dato qualificabile come sensibili (art. 9 Regolamento UE2016/679).

Finalità del trattamento
Per finalità del trattamento si intende il motivo, lo scopo per cui sono raccolti i dati. A seconda di tali finalità in certi casi è necessario ottenere il Vostro preventivo consenso per poter procedere alla loro raccolta e successivo trattamento. Nel caso della sua necessità, essi verranno dettagliatamente indicati in un modulo di richiesta del consenso con cui potrete liberamente concederlo per tutti o solo per alcuni. Di seguito si riporta in sintesi le finalità per cui sono usati i Vostri dati insieme alla base giuridica di riferimento:

Destinatari e/o le eventuali categorie di destinatari:Modalità del trattamento
Il trattamento dei dati avviene in forma prevalentemente automatizzata con procedure idonee a garantirne la sicurezza e la riservatezza, anche durante l’impiego di mezzi tecnologicamente più evoluti come internet. I dati trattatati saranno quelli strettamente indispensabili in rapporto alle finalità.

I Vostri dati potranno da noi essere comunicati, con tale termine intendendosi il darne conoscenza ad uno o più soggetti determinati, ai seguenti destinatari o gruppi di destinatari

• a soggetti che possono accedere ai dati in forza di disposizione di legge, di regolamento o di normativa comunitaria, nei limiti previsti da tali norme
• messa a disposizione degli archivi, in cui sono memorizzati anche i suoi dati, ai manutentori del nostro sistema informativo e/o dei software da noi in uso, in caso di loro guasti o problemi alla sicurezza dei trattamenti, per il tempo strettamente necessario al ripristino delle funzionalità.
• a società/ consulenti esterni cui affidiamo talune operazioni di trattamento come specificato al paragrafo “Responsabili del Trattamento”
• ai soggetti interni che possono venire a conoscenza dei Vostri dati, in qualità di responsabili o incaricati del trattamento, nominati dalla scrivente titolare del trattamento

Diffusione dei dati
I Vostri dati non verranno da noi diffusi, con tale termine intendendosi il darne conoscenza a soggetti indeterminati in qualunque modo, anche mediante la loro messa a disposizione o consultazione.

Trasferimento dati extra-UE
I suoi dati personali sono oggetto di trasferimento presso paesi terzi extra-UE e nello specifico: U.S.A.
Il soggetto estero adotta idonee garanzie nel trattamento dei dati in quanto ha aderito al sistema Privacy Shield.

Periodo di conservazione

• I dati dei potenziali clienti/fornitori per cui non vi è stata mai una vendita o acquisto saranno conservati per 2 anni dalla data di inserimento nel database;
• I dati ai fini di marketing verranno conservati per 2 anni. Al termine verranno cancellati o richiesto il consenso.
• Le immagini e le foto pubblicate sui nostri siti internet verranno rimosse dopo 2 anni mentre quelle pubblicate sui social provvederemo a rimuovere, sempre dopo lo stesso periodo, eventuali link da noi controllati;

Diritti degli interessati
La informiamo inoltre dell’esistenza di alcuni diritti che può esercitare qualora ritenga che il trattamento da noi effettuato avvenga in violazione di quanto previsto dal Regolamento:

• ha il diritto di chiedere al titolare del trattamento l’accesso ai suoi dati personali (Art.15) e la rettifica (Art.16) o la cancellazione degli stessi (Art.17) o la limitazione del trattamento che la riguarda (Art.18) o di opporsi al loro trattamento (Art.21)
• se ha fornito il consenso per una o più specifiche finalità, ha il diritto di revocare tale consenso in qualsiasi momento (Art.13 c.2 lett.c)
• ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (Art.77) o di adire le opportune sedi giudiziarie (Art.79)

Obbligo o facoltà del conferimento dei dati e del consenso
Il conferimento dei dati per le finalità indicate nel paragrafo “Finalità del Trattamento” è facoltativo ed è rimesso alla volontà del soggetto. E non avrà nessuna conseguenza relativamente alla erogazione del servizio richiesto.
Per essi, ai sensi dell’art. 6 comma a) del Regolamento UE 2016/679, è necessario il suo preventivo consenso.

PRIVACY NOTICE IN ACCORDANCE WITH ART.13 GDPR 679/2016

To all those concerned,

with this notice we inform you that for the setting up and execution of contractual and/or economic relations currently in course with you this writer may acquire information considered as “Personal Data” by the Privacy Regulation EU 679/2016 as specified below. This law demands first of all that whoever carries out the processing of personal data must inform the interested subject on which data is processed and on some of the qualifying elements of the processing. This must take place with correctness, legality and transparency to safeguard your privacy and your rights. In observance of this law and considering that transparency and correctness towards out clients are the guiding principles of our activity we provide you with the following information:

Data Controller
The Data Controller of your personal data is Convention Bureau Italia scrl in the person of its pro tempore legal representative for the legitimate and correct use of your personal data and who you may contact for any information or request at the following addresses:

Registered Office: Piazza Adua, 1 – 50123 Firenze I Business Office: via Nazionale, 57 – 50123 Firenze
N. Telephone: +39 342 0148387; E-mail: privacy@conventionbureauitalia.com

Data Manager
Your data can also be communicated to our External Managers to whom we entrust some processing and they are professionals, accountants’ offices, tax consultants etc. You can receive the complete list of Data Managers and entrusted data upon request to the Data Controller at the above addresses. They will process your data according to our instructions and you can contact them for information at the indicated contact points.

Type and category of the data processed.
We process your personal and contact data in order to send you our information notices. We do not process any data classified as sensitive (art. 9 Regulation UE2016/679).

Purpose of processing
By purpose of processing we mean the motive, the reason for which the data is collected. For these purposes, in certain cases it is necessary to obtain your prior consent in order to proceed with its collection and successive processing. In the case of necessity this data will be indicated in detail in a form for the request of consent where you can freely concede all or only a part of it. Below we show you briefly the purposes for which your data is used together with the legal basis of reference:

Recipients and/or possible categories of recipients: Processing methods.
The data processing is mainly automatic with procedures which guarantee safety and privacy even when using technologically sophisticated means such as Internet. The data used wiIl be that which is strictly necessary in relation to the purpose.Your data may be communicated by us, in these terms, with the intention of making it known to one or more specific subjects, to the following recipients or groups of recipients.

• subjects who may access the data according to law, regulation or community law, within the limits set out in those laws
• made available to archives in which your data is memorised, to those who service our information system and/or the software we use, in the case of breakdowns or problems with processing safety, for the time strictly necessary to restore the system.
• External companies/consultants to whom we entrust some processing operations as specified in the paragraph “Data Managers”.
• internal subjects who may become aware of your data in quality of managers or staff designated to processing nominated by this writer, the Data Controller.

Data diffusion.
Your data will not be diffused by us and by this we mean that it will not be communicated to unspecified subjects in any way, including by means of making it available or consultable.Transfer of data outside the EU.
Your personal data may be transferred to third countries outside the EU and specifically the U.S.A.
The foreign subject should adopt suitable guarantees in the processing of data in that it has adhered to the Privacy Shield System.Period of conservation.

• The data of potential clients/suppliers for whom there has never been a sale or a purchase will be conserved for 2 years from the date of insertion in the database;
• Data for the purposes of marketing will be conserved for 2 years. After which time it will be deleted or consent will be requested
• The images and photos published on our internet sites will be removed after 2 years while those published on social networks will be removed by us after the same period as will eventual links controlled by us.

Rights of interested parties
We inform you also of the existence of certain rights which you may exercise should you consider that our processing of your data takes place in violation of that laid down in the Regulation.

• you have the right to ask the data controller for access to your personal data (Art 15) and for rectification (Art 16) or its deletion /Art 17) or to limit the processing which regards you (Art 18) or to oppose its processing (Art 21)
• if you have given your consent for one or more specific purposes you have the right to revoke that consent at any time (Art.13 c.2 lett.c)
• you have the right to file a complaint to the Guarantor for the Protection of Personal Data (Art 77) or to start proceedings in the courts of law (Art 79).

Obligation and authority to provide data and consent
The provision of data for the purposes indicated in the paragraph “Purpose of Processing” is voluntary and is the will of the subject. It will not have any consequence relative to the supply of the service requested.
For these, in compliance with art. 6 comma a) of the Regulation UE 2016/679, your prior consent is essential.